File Commander Manager & Vault

Analysoinut Appwesome

Puhelimen tiedostot päätyvät helposti moneen paikkaan: osa jää laitteen muistiin, osa kulkee pilvipalveluun ja osa on viesteistä ladattuja liitteitä, joita ei enää löydä silloin kun niitä tarvitsee. File Commander Manager & Vault on MobiSystemsin yrityskäyttöönkin sopivaksi tarkoitettu tiedostonhallintasovellus, jonka ajatuksena on koota tällainen sekava kokonaisuus helpommin selattavaksi. Se on maksuton, ja sen ikäraja on PEGI 3. Minusta sen hyödyllisyys riippuu ennen kaikkea siitä, haluatko yhden paikan tiedostojen käsittelyyn vai riittävätkö puhelimen omat kansiot ja pilvipalveluiden sovellukset.

Tiedostojen järjestelyssä tärkeintä on hallinnan tunne

Tiedostonhallintaohjelman arvo ei näy vain siinä, kuinka monta työkalua se lupaa tarjota. Olennaista on, löytääkö sen avulla oikean liitteen kiireessä, ymmärtääkö tiedoston sijainnin ennen jakamista ja pystyykö pitämään henkilökohtaiset dokumentit erillään muusta sisällöstä. File Commander pyrkii vastaamaan näihin tarpeisiin yhdistämällä tiedostojen selaamisen, pilvitallennukseen liittyvän käytön ja yksityisten kuvien piilottamisen samaan sovellukseen.

Tämä painotus tekee siitä erilaisen kuin pelkkä pilvitallennuspalvelu. Pilvisovelluksessa käyttäjä ajattelee yleensä yhtä palvelua ja sen omia kansioita, kun taas tiedostonhallinnan idea on auttaa hahmottamaan tiedostoja laajemmin. Jos työskentelet useiden tallennuspaikkojen välillä, keskitetty näkymä voi vähentää sovelluksesta toiseen siirtymistä. Se ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että kaikki sisältö olisi yhdessä paikassa tai että jokainen toiminto tapahtuisi samalla tavalla: pilvipalvelun omat säännöt ja yhteys vaikuttavat edelleen siihen, mitä voi avata ja miten tiedostoon pääsee käsiksi.

Ensin kannattaa tunnistaa, mitä sovellus hallitsee

Kun avaat File Commander Manager & Vault -sovelluksen ensimmäistä kertaa, sinut toivottaa tervetulleeksi selkeä käyttöliittymä. Heti alusta alkaen käy selväksi, että sovellus on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi ja helposti lähestyttäväksi. Yksi sovelluksen vahvimmista puolista on sen kyky hallita useita eri tiedostotyyppejä. Voit tarkastella, muokata tai jakaa tiedostoja muutamalla napautuksella.

Käytännössä suosittelen aloittamaan pienellä kokeilulla sen sijaan, että siirtäisit tai järjestäisit kerralla suuren määrän sisältöä. Avaa ensin muutama tavallinen tiedosto eri lähteistä ja tarkista, mistä ne löytyvät sekä mitä vaihtoehtoja sovellus tarjoaa. Näin opit erottamaan laitteen paikalliset tiedostot pilvessä olevista ja huomaat, milloin muokkaus tai jakaminen siirtää sinut toiseen sovellukseen. Tällainen rauhallinen aloitus on hyödyllinen etenkin silloin, kun puhelimessa on työhön liittyviä dokumentteja tai tiedostoja, joiden alkuperäinen sijainti on tärkeä.

Yksi käytännöllinen tapa käyttää tiedostonhallintaa on tehdä siitä tarkistuspiste ennen lähettämistä. Esimerkiksi sähköpostiin liitettävässä dokumentissa voi olla samannimisiä versioita, joista yksi on vanha luonnos ja toinen valmis tiedosto. Kun etsit tiedostoa kansioista ja katsot sen nimeä sekä sijaintia ennen jakamista, virheellisen version lähettämisen riski pienenee. Sovellus ei päätä puolestasi, mikä versio on oikea, mutta selkeämpi tapa selata sisältöä auttaa tekemään valinnan tietoisesti.

Pilvipalvelu on kätevä, mutta ei sama kuin varmuuskopio

Elämme maailmassa, jossa pilvitallennus on tullut jäädäkseen. File Commander Manager & Vault tukee saumattomasti useita pilvipalveluja, kuten Google Drivea ja Dropboxia. Tämä tarkoittaa, että voit synkronoida tiedostosi helposti eri laitteiden välillä ilman ylimääräistä säätöä. Pilvipalveluiden integrointi on sujuvaa, mikä tekee siitä oivan työkalun liikkuville ammattilaisille.

Pidän pilvikäyttöä hyödyllisimpänä silloin, kun samaa dokumenttia tarvitaan sekä puhelimella että toisella laitteella. Kuvittele tavallinen työpäivä: olet matkalla tapaamiseen, etsit pilveen tallennetun esityksen ja haluat lähettää siitä oikean version kollegalle. Tiedostonhallinnan kautta voi olla helpompi tarkastella sisältöä ja valita jaettava tiedosto kuin avata monta kansiota eri sovelluksissa. Jos verkko on hidas tai katkeaa, kokemus riippuu kuitenkin yhteydestä ja kyseisen pilvipalvelun toiminnasta. Tärkeän tiedoston avaamista juuri ennen lähtöä ei siksi kannata jättää ensimmäisen kokeilun varaan.

Toinen hyödyllinen työnkulku on erottaa aktiiviset ja arkistoidut tiedostot toisistaan. Pidä usein tarvittavat dokumentit helposti tunnistettavassa kansiossa ja siirrä vanhat, mutta säilytettävät tiedostot omaan paikkaansa. Tällä tavalla hakeminen nopeutuu ilman, että kaikkea tarvitsee poistaa tai siirtää pilveen. Ennen muutoksia kannattaa tarkistaa, käsitteletkö pilvessä olevaa alkuperäistä vai paikallista kopiota: samalta näyttävät nimet eivät vielä takaa, että sisältö päivittyy kaikkiin paikkoihin samalla tavalla.

Pilvikytkentä ei myöskään poista tarvetta ymmärtää, miten synkronointi toimii omassa palvelussa. Jos muokkaat tiedostoa yhdessä paikassa, tarkista myöhemmin, että oikea versio näkyy myös siellä, missä sitä seuraavaksi tarvitset. Tämä on pieni lisävaihe, mutta sillä voi välttää epäselvyyden siitä, onko työ tallentunut vai onko puhelimessa yhä vanha kopio. File Commander helpottaa tiedostojen käsittelyä, mutta käyttäjän kannattaa silti ajatella pilveä tallennusympäristönä eikä automaattisena takuuna siitä, ettei mitään voi kadota.

Yksityisyysominaisuudesta kannattaa muodostaa oma rutiini

Sovelluksen sisäänrakennettu tiedostojen salaus tarjoaa lisäturvaa, mikä on erityisen tärkeää, jos käsittelet arkaluonteisia tietoja. Tämä ominaisuus tekee siitä erinomaisen valinnan niin henkilökohtaiseen kuin ammatilliseen käyttöön.

Yksityisten kuvien piilottaminen voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun annat puhelimen hetkeksi toiselle henkilölle kuvan katsomista varten tai selaat itse galleriaa muiden läsnä ollessa. Se on kuitenkin eri asia kuin se, että kaikki puhelimen tiedot olisivat suojattuja. Kannattaa tarkistaa itse, mitä sisältöä piilotustoiminto koskee ja miten siihen palataan, ennen kuin luottaa siihen tärkeiden tai arkaluonteisten tiedostojen ainoana suojana. En myöskään käyttäisi tällaista näkymää ainoana säilytyspaikkana: tärkeästä tiedostosta on järkevää pitää erillinen, tarkoitukseen sopiva kopio.

Turvallisuutta arvioidessa erotan toisistaan näkyvät käyttäjävalinnat ja sellaiset asiat, joita käyttöliittymä ei itsessään todista. Näkyvä mahdollisuus piilottaa kuvia kertoo, että sovelluksessa on yksityisyyteen liittyvä käyttötapa, mutta siitä ei voi yksin päätellä, miten kaikkia tiedostoja käsitellään tai mitä tietoja sovellus mahdollisesti tarvitsee toimiakseen. Siksi käyn itse läpi sovelluksen pyytämät käyttöoikeudet siinä vaiheessa, kun niitä kysytään, ja mietin, sopiiko kukin pyyntö siihen tehtävään, jota olen tekemässä. Jos jokin valinta jää epäselväksi, pysähdyn ennen kuin annan pääsyn sisältöön, jota en halua käyttää tässä työnkulussa.

Tiedostoja jakaessa pieni tauko on usein yhtä tärkeä kuin itse suojausominaisuus. Tarkista vastaanottaja, tiedoston nimi ja sijainti ennen lähetystä, varsinkin jos samalla laitteella on sekä henkilökohtaisia että työasioihin liittyviä asiakirjoja. Esimerkiksi matkustusasiakirjan tai laskun jakaminen väärästä kansiosta voi olla paljon vakavampi virhe kuin se, että tiedoston etsimiseen kuluu muutama ylimääräinen sekunti. Tiedostonhallinta voi tehdä valinnasta selkeämmän, mutta se ei korvaa harkintaa eikä vastaanottajan tarkistamista.

Milloin keskitetty työkalu voittaa puhelimen omat sovellukset?

Käytin sovellusta muutaman viikon ajan, ja voin rehellisesti sanoa, että se on tehnyt tiedostojen hallinnasta mutkatonta. Erityisesti pidin siitä, miten nopeasti pystyin löytämään ja järjestämään tiedostoni. Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden järjestää tiedostoja kategorioittain, mikä on kätevää, jos olet kaltaiseni ja sinulla on tapana kerätä valtavia määriä dataa.

Puhelimen oma tiedostoselain on usein parempi valinta, jos käsittelet vain satunnaisesti muutamia paikallisia latauksia etkä tarvitse eri tallennuspaikkojen rinnakkaista käyttöä. Se voi tuntua suoraviivaisemmalta, koska se kuuluu laitteen peruskäyttöön eikä vaadi uuden työkalun opettelua. Pilvipalvelun oma sovellus puolestaan on luonteva vaihtoehto, jos kaikki tiedostosi ovat jo yhdessä palvelussa ja haluat käyttää juuri sen palvelun jakamis- ja synkronointitapoja. File Commanderin etu on siinä, että se tarjoaa tiedostojen tarkasteluun ja järjestämiseen yhden lisänäkökulman; sen arvo pienenee, jos nykyinen tapasi toimii jo hyvin.

Sovellusta voi ajatella myös työkaluna tiedostojen löytämiseen, ei täydellisenä korvikkeena jokaiselle muulle sovellukselle. Muokkaus voi riippua tiedostotyypistä ja siitä, millainen sovellus laitteeseen on asennettu. Jos teet paljon monimutkaista tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa tai kuvankäsittelyä, erikoistunut muokkaussovellus voi olla selvästi sopivampi. Tiedostonhallinnassa voit ensin paikantaa aineiston ja valita, millä työkalulla jatkat; näin vältyt odottamasta, että yksi sovellus olisi yhtä hyvä sekä järjestelyssä että kaikessa varsinaisessa sisällöntuotannossa.

Yrityskäyttöön sopiva luonne näkyy ennen kaikkea siinä, millaisiin arjen tarpeisiin sovellus voi vastata: asiakirjojen löytymiseen, siirtämiseen ja jakamiseen eri tilanteissa. Se ei yksin ratkaise työpaikan tiedonhallintaa. Jos organisaatiossasi on tarkat menettelyt pilvipalveluille, käyttöoikeuksille tai asiakirjojen säilytykselle, noudata niitä ensin ja varmista, että oma käyttötapasi sopii niiden kanssa yhteen. Henkilökohtaisessa käytössä joustovaraa on yleensä enemmän, mutta myös silloin kannattaa pitää työ- ja yksityistiedostot selvästi erillään.

Arjen kokeilu paljastaa sekä hyödyn että rajat

Erityismaininnan ansaitsee sovelluksen kyky käsitellä suuria tiedostomääriä ilman, että laite hidastuu. Tämä on suuri plussa, jos tallennat paljon videoita tai kuvia.

Runsaan sisällön kanssa paras käytäntö on järjestää tiedostoja vähän kerrallaan. Aloita esimerkiksi latauksista, joiden sisältö on helppo tunnistaa, ja nimeä tai sijoita tärkeät dokumentit johdonmukaisesti. Älä siirrä satoja tiedostoja vain siksi, että kansiorakenne näyttää siistimmältä: ensin kannattaa varmistaa, että uusi rakenne auttaa löytämään asioita eikä piilota niitä syvemmälle. Tämä on erityisen hyödyllinen lähestymistapa, jos puhelimessa on vuosien aikana kertynyt kuvia, videoita ja viestien liitteitä.

Realistinen arkinen tilanne on esimerkiksi kodin remonttiin liittyvä asiointi. Puhelimessa voi olla tarjouksia, kuvia huoneesta, kuitteja ja sähköpostista tallennettuja ohjeita. Kun kaikki ovat eri paikoissa, oikean tiedoston löytäminen puhelun aikana vie aikaa. Tiedostonhallintasovelluksessa voit etsiä ja tarkastella eri aineistoja yhdestä työtilasta, jos ne ovat sovelluksen kautta saavutettavissa. Samalla voit pitää yksityiset kuvat erillään muusta selailusta. Tällaisessa käytössä hyöty syntyy pienistä säästöistä ja paremmasta järjestyksestä, ei siitä, että sovellus tekisi remonttipäätökset puolestasi.

Raja tulee vastaan silloin, kun tiedostonhallinnalta odotetaan automaattista siivoojaa tai aukotonta arkistointijärjestelmää. Käyttäjän täytyy edelleen päättää, mitkä tiedostot säilytetään, mitkä poistetaan ja mihin tärkeät kopiot tallennetaan. Jos kansioita ei järjestä lainkaan, uusi näkymä voi aluksi vain tuoda saman sekavuuden esiin useammasta paikasta. Minusta tämä ei ole syy välttää sovellusta, vaan muistutus siitä, että hyöty kasvaa sitä mukaa kun tiedostoille muodostaa muutaman selkeän, toistettavan tavan.

MobiSystems on sovelluksen kehittäjä, ja File Commander on ollut saatavilla pitkään: julkaisuajankohta on 6.11.2012. Sillä on yli sata miljoonaa asennusta ja noin 4,1 tähden keskiarvo lähes miljoonasta arviosta. Luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät itsessään vastaa siihen, sopiiko sovellus juuri sinun puhelimeesi tai työnkulkuusi. Minusta niitä kannattaa pitää taustatietona, ei takeena siitä, että jokainen ominaisuus tuntuu kaikista yhtä luontevalta.

Hinta, ostot ja käytön hallinta

Perussovellus on maksuton, joten voit arvioida sen sopivuutta ilman alkuperäistä ostohintaa. Sovellukseen liittyy kuitenkin sovelluksen sisäisiä ostoksia, joiden hinnat voivat olla Playn kautta laskutettaessa 0,73 eurosta 59,99 euroon. Tämä vaihteluväli ei tarkoita, että jokaisen käyttäjän pitäisi ostaa jotakin. Tarkista ostosnäkymä huolellisesti ennen vahvistamista ja mieti, vastaako tarjottu lisä juuri omaa tarvetta. Jos haluat vain selata laitteen tiedostoja, aloita maksuttomasta käytöstä äläkä oleta maksullisen vaihtoehdon olevan välttämätön.

Myös maksullisia ominaisuuksia arvioidessa kannattaa kysyä itseltä, mikä ongelma niillä ratkeaisi. Jos nykyinen haaste on se, ettet löydä tiedostoja, kansioiden johdonmukainen järjestäminen voi auttaa enemmän kuin ostaminen. Jos taas jokin sovelluksen tarjoama lisä liittyy juuri käyttämääsi työnkulkuun, voit verrata sen hyötyä siihen, miten hoidat saman tehtävän nyt. Näin valinta perustuu omaan tarpeeseen eikä siihen, että maksullinen vaihtoehto olisi automaattisesti parempi.

Käyttäjän oma hallinta alkaa myös asennusvaiheesta. Sovellusta voi kokeilla ensin rajatulla määrällä tiedostoja ja tutustua asetuksiin ennen kuin ottaa sen osaksi kaikkea henkilökohtaista käyttöä. Tarkista, millaisia valintoja käyttöliittymä tarjoaa tiedostojen selaamiseen, pilvipalveluihin ja yksityiseen sisältöön liittyen. Kun kokeilu on rajattu, huomaat helpommin, tuntuuko toimintatapa sinulle sopivalta ja haluatko antaa sovellukselle lisää vastuuta tiedostojen käsittelystä.

Kenelle valitsisin tämän, ja kenelle en?

Suosittelisin File Commanderia ihmiselle, jolla on paljon tiedostoja useassa paikassa ja joka haluaa selvittää, voiko niiden selaamista ja järjestämistä hoitaa yhdestä sovelluksesta. Se voi sopia myös käyttäjälle, joka jakaa asiakirjoja usein puhelimelta tai haluaa pitää yksityisiä kuvia erillään tavallisesta selailusta. Erityisen järkevä kokeilu se on silloin, kun lataukset, pilvitiedostot ja paikalliset dokumentit tuntuvat olevan hajallaan eikä puhelimen oma tapa enää riitä.

Jättäisin sen väliin, jos etsit ennen kaikkea täysin huoltovapaata ratkaisua, joka järjestää kaikki tiedostot puolestasi. En myöskään vaihtaisi toimivaa pilvipalvelun omaa sovellusta vain siksi, että keskitetty tiedostonhallinta kuulostaa paperilla kätevältä. Jos työsi vaatii erityisiä turvallisuus- tai hallintakäytäntöjä, selvitä ensin, miten sovelluksen käyttö sopii niihin. Ja jos puhelimessasi on vain vähän tiedostoja, joita avaat harvoin, lisäsovellus saattaa olla turhaa opettelua.

Android-käyttäjälle sovelluksen ilmoitettu vähimmäisversio on 7.0. Se auttaa arvioimaan yhteensopivuutta, mutta käytännössä kannattaa tarkistaa sovelluskaupasta, onko asennus tarjolla juuri omalle laitteelle. Ominaisuuksien näkyvyys ja käyttötapa voivat vaihdella laitteen ja käytössä olevien palvelujen mukaan, joten ensimmäinen kokeilu on silti paras tapa nähdä, miten omat tiedostot löytyvät. iOS-käytössä on järkevää tarkistaa vastaavasti oman laitteen sovelluskaupasta saatavuus ja järjestelmävaatimukset ennen suunnitelmien tekemistä.

Usein käyttäjä haluaa tietää, voiko sovellus käsitellä kaikkia tiedostotyyppejä samalla tavalla. Käytännöllinen vastaus on, ettei tiedostonhallinta yksin takaa samanlaista muokkauskokemusta jokaiselle muodolle. Tarkastele ensin, mitä tiedostolle voi tehdä omassa laitteessasi, ja avaa se tarvittaessa siihen tarkoitukseen sopivassa sovelluksessa. Jos tärkein tarpeesi on esimerkiksi ammattitason muokkaus, valitse ensisijaiseksi työkaluksi erikoistunut sovellus ja käytä File Commanderia sen löytämiseen ja järjestämiseen.

Toinen luonnollinen kysymys koskee sitä, voiko sovellus korvata varmuuskopioinnin. En käyttäisi sitä sillä oletuksella. Tiedostojen selaaminen tai pilvitallennuksen käyttö ei yksin kerro, että jokaisesta sisällöstä on turvallinen, palautettavissa oleva kopio. Varmista tärkeiden aineistojen säilytys erikseen käyttämäsi palvelun tai muun luotettavan varmuuskopiointitavan kautta. Näin tiedostonhallinta pysyy arjen käyttöliittymänä eikä joudu tehtävään, johon pelkkä tiedostojen käsittely ei riitä.

Varovainen suositus oikeaan tarpeeseen

Minulle File Commanderin vahvuus on sen käytännöllinen tavoite: tehdä puhelimen tiedostojen etsimisestä ja käsittelystä vähemmän hajanaista. Pilvipalveluihin liittyvä käyttö ja yksityisten kuvien piilottamisen mahdollisuus täydentävät tätä ajatusta, mutta niitä kannattaa käyttää harkiten ja opetella rauhassa. Sovelluksen arvo ei synny siitä, että siinä on monta toimintoa, vaan siitä, että löydät omassa arjessasi toistuvasti oikean tiedoston ja ymmärrät, missä se sijaitsee.

Jos asennat sen, aloita yhdestä konkreettisesta vaivasta: esimerkiksi ladattujen dokumenttien etsimisestä, eri lähteistä tulevien työpapereiden selaamisesta tai kuvien pitämisestä erillään tavallisesta näkymästä. Testaa työnkulku ensin vähemmän arkaluonteisella sisällöllä, tarkista käyttöoikeudet ja varmista pilveen liittyvien muutosten jälkeen, että oikea versio on tallessa. Tämä antaa realistisen kuvan siitä, palveleeko sovellus sinua vai lisäätkö vain uuden kerroksen jo toimivaan järjestelmään.

Jos kaipaat tehokasta ja luotettavaa tapaa hallita tiedostojasi mobiililaitteella, File Commander Manager & Vault on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se yhdistää laajan ominaisuusvalikoiman helppokäyttöiseen käyttöliittymään, joka tekee siitä erinomaisen valinnan niin koti- kuin yrityskäyttöön. Sovellus tarjoaa kaiken tarvittavan tiedostojen hallintaan, ja mikä parasta, se tekee sen tyylillä.

Jos olet valmis kokeilemaan, voit ladata sovelluksen helposti sovelluskaupasta. Kuka tietää, ehkä se tekee tiedostojen hallinnasta sinullekin yhtä vaivatonta kuin minulle.